Code de conduite
PréambuleLa confiance que nos partenaires commerciaux et clients, actionnaires, services administratifs et public accordent à la conduite respectueuse des dispositions légales et responsable des sociétés du groupe ALTANA et de ses salariés contribue à asseoir on succès et sa réputation. Dans ce contexte, le comportement de chaque salarié compte. Nous attendons surtout des cadres dirigeants qu'ils fassent preuve d'un esprit exemplaire de responsabilité sociale et éthique.
Se conformer aux dispositions légales et être responsable sont des comportements qui s'inscrivent naturellement dans les valeurs du groupe, aucune règle nouvelle essentielle ne vient donc étoffer ce code de conduite. Il concrétise toutefois les principes que doivent respecter les salariés en termes juridiques et éthiques et édicte les règles de conduite au quotidien. Le code de conduite s'applique aux salariés de toutes les sociétés du groupe ALTANA et n'enlève rien à la validité d'éventuels lignes directrices pouvant exister dans une filière ou entreprise, qui restent applicables sans réserve.
1. Principes de base
La responsabilité vis-à-vis de l'homme et de la nature, la loyauté et la tolérance sont les valeurs de base de notre entreprise. Cela implique que chaque salarié s'engage au quotidien notamment
- à avoir un conduite conforme aux dispositions légales et à respecter les codes d'éthique,
- à faire preuve de loyauté vis-à-vis de son entreprise et d'ALTANA,
- à faire preuve de professionnalisme, d'honnêteté et de fiabilité dans le cadre des relations commerciales,
- à être correct, aimable et respectueux vis-à-vis des collègues, clients et partenaires,
- à prendre convenablement en compte les intérêts des clients et des partenaires commerciaux, des services administratifs, du public et de l'environnement,
- à respecter et à prendre en considération d'autres cultures et d'autres conditions cadres culturelles,
- à s'abstenir de tout acte ou pratique inapproprié de discrimination,
- à prévenir et gérer les risques de façon responsable et transparente.
2. Concurrence loyale - abstention de toute action ou pratique concertée interdite
La loi relative à la concurrence a pour objet d'assurer un libre jeu de la concurrence juste et équitable, fondement de l'efficacité, de l'innovation et du développement économique. De fortes amendes et des peines de prison peuvent être requises en cas de non respect d'interdictions en matière d'ententes. Dans certains cas, une conduite anticoncurrentielle interdite pourra faire l'objet d'une enquête approfondie. Les actions susceptibles de constituer une violation de cette loi sont en principe :
- toute entente entre concurrents relative aux prix, à la sectorisation commerciale, à la répartition de la clientèle ou aux groupes de clients, ainsi qu'à la quantité produite,
- tout accord sur les prix entre partenaires commerciaux,
- tout excès ou abus de domination sur le marché.
D'autres aspects, tels que les accords d'exclusivité ou une entente de non concurrence peuvent avoir leur importance dans le cadre de cette loi. En cas de doute, il convient de prendre contact avec le service juridique afin d'obtenir des conseils sur la licéité d'une mesure donnée dans le cadre de la concurrence.
3. Sécurité et protection de l'environnement
La prévention, la fiabilité et la maîtrise des risques pour l'homme et la nature sont les éléments essentiels d'une action responsable. Cela vaut pour l'ensemble des secteurs de notre entreprise, et tout particulièrement pour la production et le stockage de nos produits, le développement et l'observation de produits.
Assurer la stricte observation des règles de sécurité est primordial, qu'elles relèvent de la loi, de décrets émis par les autorités compétentes ou de lignes directrices édictées par l'entreprise. Le sentiment de maîtriser un risque potentiel ou l'inobservation des consignes de sécurité considérées trop fastidieuses ne nous permet pas de relâcher notre vigilance. Les consignes de sécurité doivent en permanence être scrupuleusement appliquées dans l'intérêt des salariés et de l'entreprise. Chaque salarié est co-responsable de son environnement de travail. Les salariés doivent être initiés, formés et contrôlés.
Les salariés sont également invités à activement participer et à prendre conscience des risques encourus. Ceci vaut également pour les risques que comporte l'utilisation d'un produit en combinaison, par exemple, avec un autre produit. Les risques détectés et considérés comme potentiels doivent être signalés sans délai aux départements compétents. Les produits doivent, le cas échéant, être pourvus d'une étiquette de mise en garde.
Faire preuve d'un comportement écologique est pour nous non seulement une démarche entrepreneuriale qui s'impose, mais également une condition primordiale pour assurer rentabilité et compétitivité.
L'autorisation de construire et d'exploiter une installation chimique est, en général, soumise à des exigences draconiennes. Toute exploitation non autorisée, toute transgression délibérée ou tolérée des limites fixées par une licence d'exploitation et tout délestage non autorisé de substances dans le sol, l'air ou l'eau peut conduire à des poursuites pénales des salariés responsables.
La sécurité doit en permanence être assurée lors de la manipulation de substances et de produits polluants, d'un transport, d'un chargement ou déchargement, du stockage ou de la transformation chimique. En cas de libération accidentelle de substances nocives ou accident semblable, les services compétents en matière environnementale doivent être avertis sans tarder.
4. Corruption et octroi d'avantages
Nos produits et nos prestations sont reconnus pour leur performance, leur qualité et leur prix.
Les salariés ne sont pas autorisés à proposer ou à accorder aux salariés d'un client ou d'un mandant, directement ou par le biais d'intermédiaires, un quelconque avantage personnel, financier ou autre, en vue d'obtenir ou de maintenir un contrat pour une quelconque société du groupe ALTANA.
De même, les salariés ne sont pas autorisés à demander ou accepter un quelconque avantage personnel en vue d'accorder un traitement préférentiel dans le cadre de l'attribution d'un marché à un fournisseur ou un tiers.
La passation d'un contrat se fait par principe sous forme écrite. Il définira clairement les prestations et les contreparties, assurera leur bon équilibre et veillera à ce que nul ne puisse tirer un profit ou un avantage personnel non justifié d'un contrat, signé pour le compte de l'entreprise.
Aucun avantage personnel ne saurait être accordé ou octroyé à un titulaire d'une fonction publique, y compris d'un pays étranger. L'ensemble des législations nationales interdit la corruption d'un fonctionnaire, qui peut entraîner des poursuites pénales. Certains pays, tels que l'Allemagne ou les Etats-Unis, prévoient également des poursuites en cas de corruption d'un titulaire étranger d'une fonction publique.
Les cadeaux publicitaires ou de courtoisie sont par principe autorisés dans le cadre de la convivialité et avec pouvoir de réciprocité, en regard des us et coutumes du pays.
Les salariés peuvent proposer ou accepter des repas d'affaires à ou par des clients et partenaires commerciaux dans les limites usuelles.
Les repas d'affaires et présents doivent toujours rester dans un cadre financier raisonnable et dans le respect des us et coutumes et ne peuvent être ni acceptés ni proposés lorsqu'une telle conduite peut donner l'impression d'influencer irrégulièrement la relation commerciale concernée. Toute apparence de conflit d'intérêt doit être évité. L'invitation d'un titulaire d'une fonction publique demande la plus grande prudence.
5. Règlement des opérations d'initié
Le règlement des opérations d'initié interdit l'utilisation, directe ou indirecte, à des fins personnelles, d'informations privilégiées dans le cadre de l'achat et la vente d'actions ou d'autres instruments financiers, comme les options sur titres. La transmission non autorisée de ces informations privilégiées est elle aussi interdite. Les délits d'initiés peuvent entraîner des peines pénales très lourdes.
Par informations privilégiées on entend toute information non publique, précise, concernant ALTANA ou une de ses sociétés qui, si elle était rendue publique, pourrait avoir une incidence considérable sur le cours de bourse ou sur la valeur des titres. Les informations concernées sont toutes celles pouvant avoir un impact, tel que par exemple une acquisition prévue, une alliance stratégique ou d'importants contrats.
Les salariés disposant d'informations privilégiées concernant ALTANA ou toute autre entreprise avec laquelle ALTANA envisage, par exemple, une transaction, ne sont pas autorisés à acheter ou à vendre des actions ou autres instruments financiers ayant pour sous-jacent les actions d'ALTANA ou de l'autre entreprise, et doivent s'abstenir de transmettre ces informations privilégiées à des tiers. Cette interdiction vaut jusqu'à ce que ces informations aient perdu leurs pertinence ou jusqu'à ce qu'elles soient annoncées publiquement.
6. Discrimination
Tous les salariés doivent disposer du droit à un traitement équitable, poli et respectueux de la part de leurs supérieurs hiérarchiques, salariés et collègues.
Personne ne doit par conséquent être harcelé ou discriminé ou désavantagé sans justification objective et raisonnable sur la base de sa race, sa couleur de peau, sa nationalité, son origine ethnique, son sexe, sa religion ou ses croyances idéologiques, son orientation politique, son âge, un handicap, son apparence ou son orientation sexuelle.
Chaque salarié se doit de respecter la vie privée de chacun des autres salariés. Toute forme de harcèlement sexuel ou intimidation est interdite.
7. Conflits d'intérêt - intérêts personnels
Chaque salarié se doit de signaler à son supérieur hiérarchique ou au service du personnel compétent toute intention d'exercer une activité secondaire rémunérée ou de créer sa propre entreprise. La même chose vaut pour toute intention d'honorer un mandat dans une autre entreprise.
ALTANA se félicite de toute activité privée au sein d'une association, d'un parti politique ou autre institution sociale ou de bienfaisance, à condition de aucunement interférer avec les obligations professionnelles des salariés. Aucun salarié ne pourra se référer à sa fonction dans l'entreprise en manifestant publiquement son opinion personnelle.
Les conflits d'intérêt entre les tâches professionnelles d'un salarié et ses intérêts personnels sont à éviter. Dans la sphère privée, il convient également d'éviter une conduite pouvant nuire aux intérêts de la société ou entraver son bon fonctionnement.
Les fournisseurs ou autres sous-traitants mandatés régulièrement ou à répétition par l'entreprise, ne devront, par principe, pas être mandatés à titre personnel par les personnes pouvant influencer l'attribution d'un mandat.
8. Protection des biens du groupe et du secret professionnel
Les secrets commerciaux et autres informations confidentielles doivent être traités avec toute la réserve qui s'impose et doivent être protégés contre toute divulgation à un tiers. Les salariés ayant accès à des secrets commerciaux et informations confidentielles des sociétés du groupe ALTANA ne sont pas autorisés à les divulguer à des tiers (y compris aux membres de leur famille et à des amis) ou à les utiliser à des fins non professionnelles.
Pour éviter toute divulgation malencontreuse, il convient de faire preuve du plus grand soin lors de la rédaction d'un document et de son enregistrement, et de garder à l'esprit que toute feuille écrite ou enregistrement peut se retrouver dans les mains d'un tiers et être utilisé pour porter atteinte aux intérêts de l'entreprise. Il importe donc d'en tenir compte dès l'élaboration d'un document.
9. Respect du code de conduite et contrôle
Un exemplaire du présent code de conduite est distribué à chacun des salariés. Il est également diffusé sur le site Intranet d'ALTANA. Le management des sociétés du groupe doit obligatoirement intégrer ce code de conduite dans les formations à destination des salariés. ALTANA AG organise pour le management et quelques catégories du personnel à définir un certain nombre de formations sur différents thèmes, comme celui du droit de la concurrence (droit antitrust) et de la corruption.
Le management des sociétés du groupe est, par ailleurs, obligé d'assurer l'observation et le suivi du code de conduite, de mettre en œuvre et de soutenir les mesures de contrôle en coopération avec le département " compliance " d'ALTANA.
La seule prise de connaissance du présent code de conduite ne suffit pas. Chaque salarié doit veiller à observer l'ensemble des dispositions de ce code et à identifier les champs d'application pouvant être améliorés.
10. Indications juridiques relatives au code de conduite
Ce code de conduite constitue une ligne directrice du groupe, qui fournit un énoncé concis de normes non négociables pour le management et tous les salariés. Sa validité est identique à toute ligne directrice existante dans les entreprises du groupe.
Le management et les salariés des entreprises du groupe doivent être guidés par un esprit responsable et respectueux des dispositions légales. L'inobservation des dispositions légales et du code de conduite ne seront pas tolérés. Ils représentent également une violation des obligations professionnelles prévues dans le contrat de travail et peuvent conduire à des sanctions sévères. Une infraction à la loi ou au code de conduite peut entraîner un avertissement, une action en dommages et intérêts et, dans les cas graves, à une rupture du contrat de travail. En cas d'infraction pénale ou d'enfreinte aux règlements administratifs, l'entreprise se réserve le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente chargée de l'enquête.
Pour protéger l'entreprise, il relève de la responsabilité individuelle de signaler toute infraction ou inobservation du présent code de conduite ou tout doute justifié à son supérieur hiérarchique, au service du personnel ou à sa direction. Le département " compliance " d'ALTANA peut également être contacté en cas de signalement d'infraction par le biais de sa " hotline ", assistance en ligne. Dans la majorité des cas, ce moyen permet également d'aider les salariés ayant commis l'infraction, l'entreprise ayant souvent la possibilité de prendre alors les mesures nécessaires pour prévenir un éventuel dommage ou de l'atténuer.
Même si un salarié estime qu'une telle infraction ou l'inobservation du code de conduite servira à court terme les intérêts économiques de l'entreprise, elle ne justifie pas une conduite contraire aux obligations. D'autant plus qu'une telle transgression risque, à long terme, de nuire bien davantage à l'entreprise. L'observation et le respect des dispositions légales, consignes administratives et lignes directrices de l'entreprise, de même qu'une conduite éthique et responsable sont les fondements du succès à long terme d'ALTANA.
Wesel, le 19 septembre 2008
ALTANA AG
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